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【初心者向け】無料あり!目的別おすすめWEB会議ツール

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目次

  1. はじめに
  2. 会議システムとは?
  3. 会議システムとは?テレビ会議とWEB会議の違いとは?
  4. WEB会議ツール導入で注意すべき6点
  5. 社内外で使えるおすすめWEB会議ツール6選
  6. テレワークの営業に必要なツールとは?
  7. 営業ツールを選ぶ3つのポイント
  8. 契約獲得におすすめなツール
  9. 広域な新規開拓におすすめなツール
  10. まとめ

はじめに

新型コロナウイルスの影響により、テレワークを開始する企業が増えていますが、どのツールを導入すればいいかお悩みの方も多いです。
一つのツールだけ導入しても、テレワークでは普段の業務を全て補うことはできません。
営業パーソンであれば、大きく以下のような業務が必要かと思います。

  • 社内の人たちとの会議
  • 営業先のお客様との会議、商談
  • 契約獲得
  • 営業先の新規開拓

今回は、このようなシーン・目的別に必要な、初心者の方でも使いこなせるおすすめツールをご紹介します。

会議システムとは

新型コロナウイルス感染拡大に伴い、テレワークを実施する企業が増えています。このような危機的状況でも、円滑に業務を進めるには欠かせないのが、どこにいても会議ができる「会議システム」です。会議システムには、「WEB(オンライン)会議」「テレビ会議」の2種類があります。

テレビ会議とWEB会議の違いとは?

テレビ会議(ビデオ会議)

専用回線でつなぎ、専用機器を導入する必要があります。専用機器の周りに集まることで、同じ設備がある他の場所と中継でつないで使用します。専用機器を通じてやり取りをするため、音声・映像はweb会議より高品質で安定しています。

テレビ会議(ビデオ会議)向いている会議

安定した通信と、大人数が参加できることから、会社の方向性や決済など、意思決定に関わる重要な会議に向いています。

テレビ会議(ビデオ会議)メリット

  • 専用回線のため通信が安定している
  • 固定カメラにより広範囲が映るため、大人数で参加できる
  • 拠点間でコミュニケーションが取れるため、移動にかかるコストと時間を削減できる
  • 持ち運びできる専用機器もあり、場所に制限がかからない
  • pc、タブレット、スマートフォンでも接続可能なシステムもあり、手軽に参加できる

テレビ会議(ビデオ会議)デメリット

  • 導入時に専用機器と設置コストがかかる
  • 専用機器のメンテナンスで継続的にコストがかかる可能性がある
  • 一度機器を設置すると、機器の大きさによっては移動させるのが困難になる可能性がある
  • 場所の確保が必要
  • 拠点が増えると専用機器と設置コストがかかる
  • 設置場所が少ないと他部署と利用日がバッティングし日程調整に時間が必要

Web会議

専用機器は不要です。インターネット回線でつなぎ、PC・スマートフォンがあれば会議に参加可能。インターネット環境があれば、いつどんな場所でも利用できます。

初期費用もなく無料で始められるものも多いため、手軽にお試ししたい場合はWEB会議ツールがおすすめです。

Web会議向いている会議

pcなどの端末さえあれば、いつでもどこでも会議に参加できるため、普段の情報交換やミーティング、共有事項が多い場合に向いています。

Web会議のメリット

  • 無料で利用できるものが多く低コストで運用できる
  • 他のアプリと連動させることで多様な使い方ができる
  • 画面の共有ができるため、認識の擦り合わせが容易にできる
  • 会議が録画できるなど、情報共有を容易にできるサービスが豊富

Web会議デメリット

  • 通信が不安定な時がある
  • セキュリティが低い場合があり、見極めるためITリテラシーが必要
  • 大人数の会議には向いていない場合がある

WEB会議ツール導入で注意すべき6点

1.導入予算

有料版を導入する場合、アカウント発行ごとに費用がかかることがあります。どの時点で費用が発生するのか、必要なアカウント数はどのくらいなのか事前に確認しておくと導入時にスムーズです。

2.セキュリティ

無料のものだとセキュリティが低い場合があります。通信が暗号化されているか、会議参加者をIDなどで特定できるか、御社の運用フローによって考慮すべきセキュリティ面もあります。導入前に、運用フローを決めておくことで、抜け漏れなくセキュリティを保つことができます。

セキュリティ面が安全か判断できない場合は、会社の知名度、使っている人が多いか、レビューは多いかなども判断材料の一部として有効です。

3.操作性

操作方法が複雑だと、業務の進め方に認識のズレが生じ、のちに思わぬトラブルが発生する可能性があります。 直感的に操作ができれば、全社員にレクチャーする時間と手間の削減ができます。 WEB会議システムを導入する部署にはどのような機能があれば良いか洗い出しておくのが重要です。

4.音声・映像の安定性

無料のものだと接続が安定しない場合があります。重要な会議で使用したいのであれば有料版、もしくは音声・映像が高品質なテレビ会議がおすすめです。

5.参加可能人数

最大何人が参加する可能性があるのか考えておくことで、WEB会議システム選定時に候補を絞ることができ、スムーズに導入することができます。

6.便利機能

ファイル共有やチャット、録画機能など、様々な便利機能があります。運用フローによって発生する必要な便利機能を洗い出すことで、不要な機能ばかりの複雑なシステムを導入してしまうことを防ぐことができます。

社内外で使えるおすすめWEB会議ツール6選

社内の人たちとの会議、営業先のお客様との会議・商談のためにWEB会議ツールを検討している方におすすめなツールを選びました。
無料プランや無料期間があるので、お試ししてから上位プランに移行することができます。

Skype

公式サイト:https://www.skype.com/ja/free-conference-call/

ワンクリックでWEB会議用のURLが発行でき、誰でもアカウント登録なしで会議を始めることができます。
新型コロナウイルスの影響でテレワークとなり、最も多く導入されたのがSkypeと言われています。

ビジネスパーソンの使用率が高く、セキュリティ面も安心で直感的に操作できることから私の一番のおすすめです。

参考サイト:在宅勤務がきっかけで導入したITツール、Zoomは2位 1位は?

Skypeの料金

無料

Skypeのメリット

  • ワンクリックでWEB会議用のURLが発行できる
  • 会議の主催者、参加者のどちらもアカウント登録が不要
  • アプリのインストールなしでブラウザで利用できる
  • 録画、画面共有ができる

Skypeのデメリット

  • インターネット通信状況によっては通信が乱れる
  • 発行したURLを知っている人は参加できるため、異なるメンバーと会議をする頻度が高ければ管理が必要またはアカウント作成する必要がある

Zoom

公式サイト:https://zoom.us/

オンラインセミナーなどでよく使われているWEB会議ツールです。参加するだけならアプリのダウンロードだけで面倒なアカウント登録は必要なく、手軽に利用できます。

手軽さゆえにセキュリティ面では脆弱性が発見されているので対策と理解が必要です。
初心者の方にはSkypeがおすすめです。

Zoomの料金

詳細はこちら(公式サイトにリンクします。)

Zoomのメリット

・ワンクリックで手軽に会議に参加できる
・参加だけならアカウント登録不要

Zoomのデメリット

・通話時以外ではチャットできない
・セキュリティ対策が必要

Whereby

公式サイト:https://whereby.com/

Wherebyは、ノルウェーの電話会社Telenorによってリリースされている、ブラウザ上でWeb会議を行えるサービスです。主催者が発行したURLをクリックするだけで、ユーザー登録なしで会議に参加することができます。

会議参加者が4〜50人と、少数で行う方におすすめです。

Wherebyの料金

詳細はこちら(公式サイトにリンクします。)

Wherebyのメリット

・ワンクリックで手軽に会議に参加できる
・参加だけならアカウント登録不要
・Googleドライブ・Trello・YouTubeと連携可能

Wherebyのデメリット

・日本語に対応していない
・有料版でも最大参加人数は4〜50人

Cisco Webex Meetings(シスコウェブエックスミーティング)

公式サイト:https://www.webex.com/ja/video-conferencing.html

Cisco Webex Meetingsはクラウドを使用しているため、世界中からどんな端末でもWeb会議に参加できます。運営会社のシスコシステムズは世界最大のコンピュータネットワーク機器開発会社。その性能と信頼性の高さから、世界で1 億 1,300 万人ものユーザーに使われています。

Cisco Webex Meetingsの料金

詳細はこちら(公式サイトにリンクします。)

Cisco Webex Meetingsのメリット

・連携できるソフトが多い
・対応言語が多い
・Cisco独自の暗号化技術でモバイル端末上でもPCと同等のセキュリティレベルを保持できる

Cisco Webex Meetingsのデメリット

  • 操作に慣れる必要がある

Google ハングアウト

公式サイト:https://hangouts.google.com/

Google ハングアウトは、Googleが提供しているコミュニケーションツールです。チャットでは豊富な種類のステッカーが使えるため、コミュニケーションの幅が広がります。Googleアカウントさえあればすぐに使えるため、URL共有や専用IDの発行は不要です。
Google ハングアウトは無料で利用可能ですが、「Gsuite」だとビデオ電話の最大人数が250人になります。

Googleツールをよく使い、10人以上とビデオ電話することが多い方におすすめです。

Google ハングアウトの料金

詳細はこちら(公式サイトにリンクします。)

Google ハングアウトのメリット

・直感的に操作できる

Google ハングアウトのデメリット

・無料版の場合ビデオ通話は最大10人まで
・通信状況により音声が途切れる場合がある

V-Cube(ブイキューブ)

公式サイト:https://jp.vcube.com/

「V-Cube」は、国内シェアNo.1、導入実績約5,000社以上という実績を持つ有名ブランドです。

操作画面もシンプルで直感的に操作でき、マニュアルも充実しているため、初心者の方にも安心です。

V-Cubeの料金

詳細はこちら(公式サイトにリンクします。)

V-Cubeのメリット

  • 操作マニュアルが充実
  • 24時間365日サポート
  • ブラウザでも利用可能

V-Cubeのデメリット

  • 通信状況により音声が途切れる場合がある

テレワークの営業に必要なツールとは?

テレワーク中でも、契約獲得や営業先の新規開拓のため、業務を進めなければいけません。
営業ツールは数多くありますが、それぞれの目的にあったツールを使わないと効果を発揮できません。
今回は以下2点の目的にあったツールをご紹介します。

  • 契約獲得
  • 広域な新規開拓

営業ツールを選ぶ3つのポイント

1.営業リストの情報が最新

情報が古いと、最新の情報を調べることに時間がかかり、ツールを導入した意味がありません。
常に情報が更新されていることが重要です。

2.データの重複がない

データが重複していると同じユーザーに何回も営業をしてしまう可能性があります。会社の信用問題にも関わるので、重複データを自動または簡単に整理できるツールを選びましょう。

3.リストの質が高い

リスト内容が多くても、営業をかけて断られる率が高ければそのリストは質が高いとは言えません。
質の低いリストに対して営業をすることは手当たり次第の営業と同じで、時間とコストが無駄になります。
実際に興味を持っている顧客、話を聞いてくれる顧客の割合が多いリストであることが、効率的な営業には欠かせません。

契約獲得におすすめなツール

自社商材に興味を持っている顧客が見えるため、テレワークなどの営業「待ち」状態には必須です。

1.CAA

公式サイト:https://big-data-ma.com/

実際に興味を持ってHPに訪れた顧客がリスト化されるため、他リストより興味レベルが圧倒的に高い顧客リストが取得できます。

話をする前に、自社商材のページを見て内容を知っているため、スムーズに提案することが可能です。
まるで通りすがりの人に営業をするような、手当たり次第の営業と比べるとはるかに効率的に契約成立まで進めることができます。

ターゲットとは思っていなかった業種からのアクセスも「リアルタイムで見える」ため、最短ステップで新規開拓することも可能。

CAAの料金

詳細はこちら(公式サイトにリンクします。)

CAAの特徴

  • サイトに訪れた顧客がリスト化されるため、「実際に興味を持っている」顧客だけのリストが取得できる
  • リアルタイムでリスト化されるため、どの顧客がいつ何に興味を持っているのかわかる
  • ワンクリックでCSVダウンロード可能
  • どの部署の人でも直感的に操作できるシンプルな画面
  • 料金プランは3つ。ベーシックプラン、月額料金お得プラン、高機能プラン
  • 推奨動作環境:Windows、Mac

広域な新規開拓におすすめなツール

電話帳や採用サイトなど、数多くの媒体からデータを収集し、リスト化します。

ターゲットを広域にし、新規開拓する時におすすめです。

2.Urizo

公式サイト:https://urizo.jp/

一件あたり1円以下という低コストで企業リストを取得できます。
重複データも自動で整理してくれるため手間も省けます。

Urizoの料金

詳細はこちら(公式サイトにリンクします。)

Urizoの特徴

  • 業種、地域による絞り込みで営業リストを作成
  • 重複情報を自動で整理
  • 「増強機能」あり
    ※「増強機能」とは
    iタウンページ上には電話番号しか掲載されていない企業でも、再検索することでFAX番号・メールアドレスを発見次第、最新の企業情報をリストに自動付加してくれる機能
  • データベースの基本となるものはiタウンページ。上位プランでは求人サイトなど多数の収集元から集めたデータベースを利用可能
    ※iタウンページとは
    NTTタウンページ株式会社が運営する全国約1100万件のお店や会社情報が検索・閲覧できるサイトです。
  • 料金プランは5つ。無料版、ベーシック、スタンダード、プレミアム、スーパープレミアム
  • 1ヶ月のみ利用可能
  • 推奨動作環境:Windows、Mac

3.ラクリス

公式サイト:https://rakulis.biz/

特定のキーワードやデータ収集日など、多数の条件で絞り込みができるため、よりターゲットに近いリストを得ることができます。

ラクリスの料金

詳細はこちら(公式サイトにリンクします。)

ラクリスの特徴

  • 手持ちリストを登録・除外できる
  • 特定のサイトを除外したリストを作れる
  • 初めてデータが収集された日で絞り込みできるため、他企業からまだ営業を受けてない企業を見つけることが可能
  • 料金プランは大きく3つ。 重量プラン、定額プラン、月額プラン(ライト、ライトPlus、レギュラー、アドバンス)
  • 推奨動作環境:Windows

4.WEBクローラー

公式サイト:http://webcrawler.jp/

営業リスト作成以外に、同業他社の情報なども取得できるため、比較するための情報収拾が効率的になります。
リスト作成以外の用途を検討している方におすすめです。

WEBクローラーの料金

詳細はこちら(公式サイトにリンクします。)

WEBクローラーの特徴

  • インターネット上にある特定サイトを、あらかじめ定めたルールにより定期的に自動巡回しWebページの情報を収集する
  • 収集したデータは希望の形式に整形・出力することが可能
  • 料金プランは3つ。スタンダードプラン、ミドルプラン、プロフェッショナルプラン

まとめ

便利なツールが数多くありますが、それぞれ特徴が異なります。
ツールの特徴と、業務の目的がずれていると、かえって非効率になり思わぬトラブルが発生する可能性があります。

そのため、効率的な業務には目的ごとにツールを導入することが重要です。

社内外のコミュニケーションにはSkype、営業の契約を獲得するにはCAA、広域な新規開拓をするにはUrizo、など、普段の業務フローを洗い出し、目的を明確にすることで、必要なツールを絞り込むことができます。

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