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5W1Hはどう使う(1)ニュース原稿に見る「伝わる」情報発信のコツ

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ビジネスコミュニケーションにおいて、押さえておきたいフレームワーク「5W1H」。聞いたことはあるけれど、実際はどう役立てればいいのか?…という方は多いはず。そんな「5W1H」を理解して使えるようになる4回シリーズ。メディアの現場で記者やライターが使っているスキルから5W1Hを実践的に使う方法を紹介します。

<目次>

1.「5W1H」を意識すればきちんと伝わる

2.「5W1H」はどう使われている?

2-1.ニュース原稿にみる5W1H

2-2.ビジネスにおける5W1H

具体例1(具体的な指示を受ける場合や定期的な報告の場合)
具体例2(背景を理解してもらいたい場合や、アイデアを引き出す場合)

3.「5W1H」を意識したコミュニケーションの効果

1.「5W1H」を意識すればきちんと伝わる

ビジネスコミュニケーションにおいて、押さえておきたいフレームワーク「5W1H」。「5W1H」は、物事を分かりやすく正確に伝えるための6つの要素のことで、これら6つの要素に留意しながら説明することで、物事の全体像や意図をもれなく伝えられるとされています。

5W1Hのフレームワーク

・When(いつ)

・Where(どこで)

・Who(誰が)

・What (何を)

・Why(なぜ)

・How(どのように)

2.「5W1H」はどう使われている?

2-1.ニュース原稿にみる5W1H

5W1Hは、実は身近にあります。それは新聞やテレビで流れるニュース。新聞記者が書くニュース原稿は、基本的に5W1Hでできています。たとえば、新聞・テレビなど、メディアでよく目にするニュース原稿をみていくと、

昨夜(When:いつ)

〇〇県△△市で(Where:どこで)

〇〇団体による(Who:誰が)

■■のイベントが行われました。(What:何が)

●●神社の〇〇をルーツして始まったイベントで(Why:なぜ)

3年ぶりの開催となり、1000人を超える参加者が集まりました。(How:どのように)

こんな流れが多いはずです。

記者が書くニュース原稿は、情報を端的に整理して伝えるため、きちんと5W1Hになっています。それもそのはず、もともと5W1Hのフレームワークは、ニュースなどのメディアの現場から生まれたとされています。

そのため、When(いつ)、 Where(どこで)から始まるのが正しい順番と考えている人は多いです。しかし、 ビジネスの現場では、そうとは限りません。伝える目的や状況によって優先順位が異なるケースは珍しくないのです。

2-2.ビジネスにおける5W1H

職場での上司とのやり取りを思い出してみてください。何気なく話している情報も実は5W1Hでできています。

具体例1(具体的な指示を受ける場合や定期的な報告の場合)

店長会議があるので準備をお願いします。(What:何が)

来週木曜日14時からの予定で(When:いつ)

100名程度が参加する予定です。(How:どのように)

場所は未定ですが(Where:どこで)

●●支店の支店長が議長なので協力して進めてください。(Who:誰が)

これはWhatやHowから始めるケースで、Whyは共有されている前提です。

具体例2(背景を理解してもらいたい場合や、アイデアを引き出す場合)

年間目標達成に向けて、年度末の売り上げを向上させるため(Why:なぜ)

12月にキャンペーン企画を行いたいので(Why:なぜ)

販売担当者からアイデアを募集します。(Who:誰が)(What:何を)

10月いっぱい、社内掲示板で募集します。(How:どのように)

上記はWhyから始めるケースです。動機や目的が重要であることから、Whyの要素が詳しく説明されています。

ニュースが「情報を伝える」に重点が置かれているのに対し、ビジネスにおいては、情報を伝えるだけでなく、結果として「行動してもらうこと」が重要なケースが多いため、

5W1Hだけでなく、

金額の要素を示す「How much(いくら、どれくらい)」を加えた 5W2H

対象や複数参加者の関係を示す「Whom(誰に)」を加えた 6W1H

などが使われることもあります。

3.「5W1H」を意識したコミュニケーションの効果

1.意図や全体像が明確になる。

基本となる要素なので、この6つを押さえれば、自ずと伝えたいことの意図と全体像が伝わりやすくなります。

2.相手に安心感を与え、自分に余裕が生まれる。

発信する前に要素を整理することで、分かりやすい表現を考える余裕が生まれます。また適宜5W1Hを意識することで、自分の立ち位置を確認でき、相手に安心感を与えます。

3.Why(なぜ)を意識することで理解が深まり、さらなるコミュニケーションが生まれる。

 相手の意図をより深く理解する、理解してもらうため、特に意識してほしいのが、5W1HのなかでもWhy(なぜ)です。

自分は「なぜ、いまこの内容を伝えるのか」「なぜこの業務を(この人)頼むのか」を意識することで、目的や依頼内容がより明確になることがあります。

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