今更聞けない！Web会議とテレビ会議の違いって？導入で注意すべき６点

1. はじめに
2. Web会議とは？
3. テレビ会議とWeb会議の違いとは？
   • テレビ会議(ビデオ会議)
     • テレビ会議(ビデオ会議)が向いている会議
     • テレビ会議(ビデオ会議)のメリット
     • テレビ会議(ビデオ会議)のデメリット
   • Web会議
     • Web会議が向いている会議
     • Web会議のメリット
     • Web会議のデメリット
4. WEB会議ツール導入で注意すべき6点
   • 1.導入予算
   • 2.セキュリティ
   • 3.操作性
   • 4.音声・映像の安定性
   • 5.参加可能人数
   • 6.便利機能
5. まとめ

はじめに

新型コロナウイルスの影響により、テレワークを開始する企業が増えていますが、どのツールを導入すればいいかお悩みの方も多いです。
一つのツールだけ導入しても、テレワークでは普段の業務を全て補うことはできません。
営業パーソンであれば、大きく以下のような業務が必要かと思います。

• 社内の人たちとの会議
• 営業先のお客様との会議、商談
• 契約獲得
• 営業先の新規開拓

今回は、このようなシーン・目的別に必要な、初心者の方でも使いこなせるおすすめツールをご紹介します。

会議システムとは？

新型コロナウイルス感染拡大に伴い、テレワークを実施する企業が増えています。このような危機的状況でも、円滑に業務を進めるには欠かせないのが、どこにいても会議ができる「会議システム」です。会議システムには、「WEB（オンライン）会議」「テレビ会議」の２種類があります。

テレビ会議とWeb会議の違いとは？

テレビ会議(ビデオ会議)

専用回線でつなぎ、専用機器を導入する必要があります。専用機器の周りに集まることで、同じ設備がある他の場所と中継でつないで使用します。専用機器を通じてやり取りをするため、音声・映像はweb会議より高品質で安定しています。

テレビ会議(ビデオ会議)が向いている会議

安定した通信と、大人数が参加できることから、会社の方向性や決済など、意思決定に関わる重要な会議に向いています。

テレビ会議(ビデオ会議)のメリット

• 専用回線のため通信が安定している
• 固定カメラにより広範囲が映るため、大人数で参加できる
• 拠点間でコミュニケーションが取れるため、移動にかかるコストと時間を削減できる
• 持ち運びできる専用機器もあり、場所に制限がかからない
• pc、タブレット、スマートフォンでも接続可能なシステムもあり、手軽に参加できる

テレビ会議(ビデオ会議)のデメリット

• 導入時に専用機器と設置コストがかかる
• 専用機器のメンテナンスで継続的にコストがかかる可能性がある
• 一度機器を設置すると、機器の大きさによっては移動させるのが困難になる可能性がある
• 場所の確保が必要
• 拠点が増えると専用機器と設置コストがかかる
• 設置場所が少ないと他部署と利用日がバッティングし日程調整に時間が必要

Web会議

専用機器は不要です。インターネット回線でつなぎ、PC・スマートフォンがあれば会議に参加可能。インターネット環境があれば、いつどんな場所でも利用できます。

初期費用もなく無料で始められるものも多いため、手軽にお試ししたい場合はWEB会議ツールがおすすめです。

Web会議が向いている会議

pcなどの端末さえあれば、いつでもどこでも会議に参加できるため、普段の情報交換やミーティング、共有事項が多い場合に向いています。

Web会議のメリット

• 無料で利用できるものが多く低コストで運用できる
• 他のアプリと連動させることで多様な使い方ができる
• 画面の共有ができるため、認識の擦り合わせが容易にできる
• 会議が録画できるなど、情報共有を容易にできるサービスが豊富

Web会議のデメリット

• 通信が不安定な時がある
• セキュリティが低い場合があり、見極めるためITリテラシーが必要
• 大人数の会議には向いていない場合がある

Web会議ツール導入で注意すべき6点

1.導入予算

有料版を導入する場合、アカウント発行ごとに費用がかかることがあります。どの時点で費用が発生するのか、必要なアカウント数はどのくらいなのか事前に確認しておくと導入時にスムーズです。

2.セキュリティ

無料のものだとセキュリティが低い場合があります。通信が暗号化されているか、会議参加者をIDなどで特定できるか、御社の運用フローによって考慮すべきセキュリティ面もあります。導入前に、運用フローを決めておくことで、抜け漏れなくセキュリティを保つことができます。

セキュリティ面が安全か判断できない場合は、会社の知名度、使っている人が多いか、レビューは多いかなども判断材料の一部として有効です。

3.操作性

操作方法が複雑だと、業務の進め方に認識のズレが生じ、のちに思わぬトラブルが発生する可能性があります。 直感的に操作ができれば、全社員にレクチャーする時間と手間の削減ができます。 WEB会議システムを導入する部署にはどのような機能があれば良いか洗い出しておくのが重要です。

4.音声・映像の安定性

無料のものだと接続が安定しない場合があります。重要な会議で使用したいのであれば有料版、もしくは音声・映像が高品質なテレビ会議がおすすめです。

5.参加可能人数

最大何人が参加する可能性があるのか考えておくことで、WEB会議システム選定時に候補を絞ることができ、スムーズに導入することができます。

まとめ

便利なツールが数多くありますが、それぞれ特徴が異なります。
ツールの特徴と、業務の目的がずれていると、かえって非効率になり思わぬトラブルが発生する可能性があります。

そのため、効率的な業務には目的ごとにツールを導入することが重要です。

普段の業務フローを洗い出し、目的を明確にすることで、必要なツールを絞り込むことができます。